Модуль Финансы вместе с входящими в него составными частями Бухгалтерия, Контроллинг и Финансовый менеджмент играет ключевую роль для управления всеми отделами Компании и, обеспечивая связь с логистической цепочкой – от рынка закупки до рынка сбыта, делает возможным оптимизацию внутрипроизводственных процессов.
Компонент Главная книга (FI-GL)
Основной функцией Главной книги является формирование финансовой отчетности и отражение хозяйственных операций в разрезе бухгалтерских счетов. В Главной книге в рамках проекта поддерживаются все основные функции, которыми должна располагать финансовая система. К ним относятся:
- гибкая структура плана счетов предприятия;
- процедуры ведения основных данных предприятия, а также их автоматический перенос;
- одновременное обновление вспомогательных книг и Главной книги в режиме реального времени;
- автоматическое согласование данных и ведение параллельных ракурсов данных, как для Главной книги, так и для приложений внутреннего учета и отчетности;
- автоматическая и одновременная проводка всех позиций Вспомогательных книг по соответствующим счетам Главной книги (контрольные бухгалтерские счета);
- оценка в реальном времени текущих бухгалтерских данных и сообщение о них в виде просмотра счетов, балансовых отчетов с различными вариантами баланса и дополнительным анализом;
- ведение системы отчетности.
В системе SAP есть возможность предварительной регистрации определенных документов, последующий просмотр и контроль таких документов и санкционированная проводка или удаление документа.
Предварительно регистрируются в системе документы, создаваемые в модуле FI- кассовые документы, проводки по счетам Главной книги, формирование открытых позиций по счетам клиентов, поставщиков. Документ сохраняется, ему присваивается номер, проводка не формируется.
В модуле MM (управление материальными потоками)– операция контроля счетов логистики – регистрация счета-фактуры от Поставщика, позволяет предварительную регистрацию документа (счета- фактуры FI нет, проводки нет), затем ответственный пользователь проверяет документ и выполняет операцию «Провести» - формируется документ фактуры FI и бухгалтерская проводка.
Каждая операция, проведенная в модуле FI, регистрируется в Главной книге как документ с уникальным номером, датой и временем создания, датой документа, датой проводки, автором.
Операции, релевантные для Главной книги, но создаваемые в других модулях: списание ТМЗ, ОС, регистрация счета-фактуры от поставщика, оприходование ТМЗ или ОС и прочие порождают в системе наряду с документом исходного модуля финансовый документ, который попадает в Главную книгу FI.
Существует возможность оценки в реальном времени любой операции по модулям FI, FI-AA, MM.
Компоненты Дебиторы и Кредиторы (FI-AR и FI-AP)
Компоненты Дебиторы и Кредиторы (FI-AR и FI-AP) являются составной частью модуля FI и позволяют вести данные о клиентах и поставщиках, получать финансовый обзор глобальных связей с деловыми партнерами, осуществлять функции проводки и обработки хозяйственных операций. Дебиторы и Кредиторы связаны как с Главной книгой, так и с соответствующими областями Управления материальными потоками (система закупок) и Сбытом (реализация). При выполнении соответствующих процессов в этих приложениях, автоматически выполняются транзакции для Дебиторов и Кредиторов.
Компонент Дебиторы и Кредиторы обеспечит выполнение следующих функций:
- регистрировать и обрабатывать бухгалтерскую информацию для всех кредиторов и данные по бухгалтерским счетам дебиторов;
- осуществлять проводки с одновременным занесением их в Главную книгу;
- отслеживать открытые позиции, проводить анализ счетов;
- анализировать отдельные сферы деятельности Компании с требуемой частотой, а также выполнять анализ платежного поведения дебиторов или кредиторов и других отчетов в рамках информационной системы Дебиторов и Кредиторов;
- осуществлять выравнивание счетов, акцепта, а также проводить другие варианты согласования расчетов с кредиторами, используя возможности набора стандартных отчетов;
- проводить операции взаимозачета;
- проводить операции по документированию на основе оборотных ведомостей и журналов регистрации счетов.